Mit SAP PS lassen sich unterschiedlichste Projekte – von Investitions- und Bauprojekten über Entwicklungs- und Instandhaltungsprojekte bis zu kundenbezogenen Aufträgen – integriert über ihren gesamten Lebenszyklus abwickeln.
Den Kern jedes Projekts bildet der Projektstrukturplan (PSP). Über PSP-Elemente wird das Projekt hierarchisch nach Phasen, Gewerken oder Verantwortungsbereichen gegliedert. Jedes PSP-Element kann zugleich Kontierungsobjekt für Kosten, Budget und Erlöse sein. Vorlagen wie Standard-PSP-Strukturen sorgen dafür, dass wiederkehrende Projekttypen einheitlich und schnell angelegt werden – eine wichtige Grundlage für vergleichbares Reporting.
Während der PSP das Projekt strukturiert, bilden Netzpläne den Ablauf ab. Vorgänge beschreiben die einzelnen Tätigkeiten, ihre Dauer und ihre Abhängigkeiten untereinander. Über Anordnungsbeziehungen entsteht der terminliche Ablauf; Eigenbearbeitung, Fremdbearbeitung und Materialbedarfe werden direkt am Vorgang geplant.
Meilensteine markieren wichtige Ereignisse im Projektverlauf. Sie dienen der Terminüberwachung und können Folgefunktionen auslösen – etwa eine Teilfakturierung (Meilensteinfakturierung) oder die Freigabe nachgelagerter Vorgänge.
Aus den Vorgängen und ihren Abhängigkeiten ermittelt die Terminierung automatisch Start- und Endtermine des gesamten Projekts. Die benötigten Kapazitäten – Personal wie Maschinen – werden den Vorgängen zugeordnet und lassen sich gegen die verfügbaren Ressourcen abgleichen. So werden Engpässe frühzeitig sichtbar.
SAP PS plant die Kosten eines Projekts entweder strukturorientiert auf den PSP-Elementen oder ableitend aus den Netzplanvorgängen. Das genehmigte Budget wird über die Budgetierung verbindlich vorgegeben und durch die Verfügbarkeitskontrolle überwacht – Überschreitungen werden gemeldet oder verhindert. Bei kundenbezogenen Projekten werden zusätzlich die erwarteten Erlöse geplant.
In der Durchführungsphase fließen die Ist-Daten zusammen: Bestellanforderungen und Bestellungen aus der Materialwirtschaft, Wareneingänge, Rechnungen, rückgemeldete Stunden aus der Zeiterfassung (CATS) sowie Leistungen aus angebundenen Instandhaltungs- oder Fertigungsaufträgen. Jedes Objekt im Projekt kontiert dabei auf das zugehörige PSP-Element oder den Netzplanvorgang, sodass Plan und Ist jederzeit gegenübergestellt werden können.
Zum Periodenende laufen die abschließenden Bewertungen: Gemeinkostenzuschläge, Zinsen, die Ermittlung der Ware in Arbeit sowie Ergebnisermittlung bei kundenbezogenen Projekten. Über die Abrechnung werden die gesammelten Kosten schließlich an die Empfänger weitergegeben – etwa an Anlagen im Bau (FI-AA), an Kostenstellen, an CO-Aufträge oder an die Ergebnisrechnung.
Die Stärke von SAP PS liegt in der Integration: Es verbindet sich eng mit Controlling (CO) und Finanzwesen (FI-AA), mit Materialwirtschaft (MM) für Beschaffung und Bestände, mit der Instandhaltung (PM/EAM) für instandhaltungsnahe Projekte, mit der Zeiterfassung (CATS) sowie mit dem Investitionsmanagement (IM) für die übergreifende Steuerung von Investitionsprogrammen.
Über die Informationssysteme des Projektsystems lassen sich Struktur-, Termin- und Kostensichten auswerten – vom einzelnen PSP-Element bis zur Programmebene. Für umfangreichere Analysen und Planungsszenarien werden die Projektdaten häufig zusätzlich in SAP BW bzw. über Embedded Analytics ausgewertet.
In S/4HANA steht das Projektsystem sowohl in der klassischen Oberfläche (SAP GUI) als auch über Fiori-Apps zur Verfügung. Die Fiori-Oberflächen bieten rollenbasierte Sichten für Projektleitung, Controlling und Bearbeitung und rücken Plan-Ist-Vergleiche und Statusüberwachung stärker in den Vordergrund.